TUOTTAVUUS
Jouni Junkkaala, MikroPC, 18.8.2011, 13:46Parhaat sähköpostivinkit - säästä aikaa ja vaivaa
Sähköposti varastaa aivan liian suuren osan työajastamme. Paitsi jos et anna sille liikaa valtaa. Katso tästä, miten.
Sähköpostin lähettäminen
Älä lähetä sähköpostia. Mitä vähemmän lähetät, sitä vähemmän postia itse saat.
Kannattaa myös pysähtyä hetkeksi miettimään omia viestintätapojaan. Sähköposti sopii kahdenväliseen ei-kiireelliseen keskusteluun, mutta monesti jokin perinteisempi keino (kuten puhe) tai modernimpi väline (esimerkiksi ryhmätyösovellus) on toimivampi tapa viestiä.
1. Pidä asia omana tietonasi
Älä käytä sähköpostia kuin olisit baarissa kaverien kanssa. Illanvietossa voi kertoa huonoja vitsejä tai suoltaa vapaata tajunnanvirtaa, mutta sähköpostissa ei pidä levittää kuin laatuajatuksia.
Älä lähetä viesteistä kopioita monelle ”varmuuden vuoksi”.
2. Käytä sopivampaa välinettä
Kivoista linkeistä kannattaa vinkata Twitterissä ja jakaa hauskat kuvat Facebookissa. Jos asialla on kiire, mesetä (eli lähetä pikaviesti), tekstaa tai soita.
Ryhmätyöskentelyyn, dokumenttien muokkaamiseen, jakamiseen ja arkistointiin on paljon sähköpostia parempia työkaluja.
Älä tee tätä sähköpostilla
Suluissa on esimerkki sähköpostia sopivammasta työkalusta eri tarkoituksiin.
- Höpöttely (Facebook, Google+)
- Julistukset (blogit)
- Linkkien massalevitys (Twitter)
- Kuvien jakaminen monelle (Facebook, Google+/Picasa, Flickr)
- Suurten tiedostojen jakelu (verkkolevy, Dropbox)
- PowerPoint-esitysten levitys (Slideshare)
- Tekstien muokkaaminen monen kanssa (Word-tiedosto verkkolevyllä, Google Docs, TypeWith.me)
- Tapaamisajan etsiminen isolle porukalle (Outlookin kalenteri, Doodle)
- Ryhmäkeskustelut (Messenger, Lync, Trillian, Google+)
- Projektityöskentely (Basecamp)
- Laajojen tietokokonaisuuksien rakentaminen (ilmaiset wiki-palvelut)
- Tärkeistä asioista tiedottaminen (kasvokkain)
Miten itse toivoisit, että muut viestisivät sinulle? Anna vinkki kommenttiruutuun tämän jutun alle!
Miten selviän sähköpostitulvasta? Lue seuraavalta sivulta vinkit saapuvan postin käsittelyyn.
NEUVOT
25.4.2012 15:23Haluatko selvittää, mitä tietoja Facebook ja Google ovat sinusta tallentaneet?
LINKIT
27.3.2012 12:42Näin lyhennät linkkisi ja varot huijauslyhenteitä
Nettiosoitteet lyhentäviä palveluita ovat Googlen Goo.gl, tinyurl ja bit.ly muiden muassa. »
ROSKAPOSTI
20.3.2012 13:04Näin katsot, miksi viesti meni Gmailissa roskapostikansioon
Nykyisin Google kertoo, miksi tietyt viestit ovat joutuneet roskapostikansioon. »
Muistini on niin huono, että puhelimella puhuttu ei jää muistiin.
Ilmoituksesi käsitellään seuraavan työpäivän kuluessa.